Existem diversas formas disponíveis para controlar o financeiro de uma instituição.
Uma destas formas é através da Conciliação bancária, que é a conferência das contas bancárias da empresa com o controle interno mantido sobre o fluxo de caixa. O controle financeiro por conciliação bancária é muito importante para garantir que o saldo disponível poderá ser considerado para a tomada de decisões que envolvem o fluxo de caixa da empresa.
A conciliação consiste na comparação do saldo de uma conta bancária de movimento com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise, em determinada data. Ela verifica se o saldo bancário do controle interno do fluxo de caixa, os lançamentos e suas datas estão iguais ao extrato do banco. Normalmente ela é realizada no começo do dia, observando a conciliação até o dia anterior, de forma que o saldo final do dia anterior no extrato bancário será o mesmo saldo inicial do controle financeiro interno da empresa.
Veja abaixo alguns pontos que poderão ajudá-lo a manter uma boa conciliação bancária:
- Lançar as movimentações diariamente: o controle financeiro interno da empresa precisa ser controlado diariamente, com todas as movimentações de entradas e saídas financeiras, informando qual a conta bancária envolvida.
- Verificar saldo no extrato bancário: conferência do saldo inicial e final do controle interno com os saldos do extrato bancário.
- Conferir detalhes dos lançamentos: verificar se todos os lançamentos do extrato bancário estão sendo feitos na data correta e com os valores corretos no controle financeiro da empresa.
- Corrigir diferenças nos lançamentos, se houver: verificar divergências de valores ou falta de informações, e corrigir as diferenças no controle interno, para que todos os lançamentos estejam refletidos e o saldo esteja idêntico.
Confira o passo a passo para fazer a conciliação bancária:
1º passo – Controle interno
Você precisa ter na sua empresa um controle que considere todas as movimentações de entradas e saídas financeiras. Neste controle, é necessário que se informe as contas bancárias onde houve o recebimento ou pagamento da movimentação financeira.
Esse controle é essencial para realizar a comparação com o extrato bancário.
2º passo – Verificação de saldos
Com o extrato bancário do mesmo período avaliado no controle interno em mãos, verifique se o saldo final do controle interno, referente à última conciliação é igual ao saldo inicial apresentado no extrato.
1 – Saldo final do controle interno.
2 – Saldo inicial do extrato bancário.
3º passo – Conferência de lançamentos
Verifique se cada lançamento presente no extrato bancário foi considerado no controle financeiro interno da empresa, certificando-se de que os valores e as datas estejam iguais.
A conferência de lançamentos permite identificar divergências de valores ou lançamentos não registrados no controle interno.
4º passo – Corrigir diferenças nos lançamentos
Ao verificar valores incorretos ou inexistentes, o próximo passo é entender o porquê dessa situação, se o erro está no controle interno da empresa ou no banco e o que deve ser feito para corrigir essas divergências. Vale lembrar que não se deve somente fazer ajustes para igualar os saldos, mas também localizar a origem destas divergências e corrigi-las, mantendo assim os registros em conformidade com as operações.
| Situação | Solução |
|---|---|
| Lançamentos incorretos no controle interno | Procurar o documento arquivado que comprova a referida movimentação e corrigir o lançamento no controle financeiro interno, igualando-os ao extrato bancário. Atenção para situações onde tenha juros ou multa na baixa do título. |
| Créditos/débitos indevidos por parte do banco | Comprovada a evidência, procurar a gerência para estorno do valor. |
| Cheques emitidos ainda não compensados e transferências não processadas | Prosseguir a conciliação mantendo esse lançamento pendente no controle interno até que seja comprovada sua compensação. |
| Débitos de impostos ou tarifas bancárias e rendimentos de aplicações financeiras | Ao identificá-los, verificar sua legitimidade e proceder seus registros no controle interno da empresa, permitindo assim a conciliação. |
| Depósitos não identificados | Como não se pode conciliar um crédito de origem desconhecida, o correto é separar esses valores dos demais, transferindo-os para uma nova conta bancária ou registrando-os numa planilha de conciliação de saldos não identificados. Em seguida, fecha-se a conciliação somando os valores não identificados (nova conta/planilha) ao saldo do controle da empresa, igualando ao saldo do extrato bancário. Identificado o depósito, em data posterior, efetua-se o registro no controle da empresa, resgatando o referido valor. |
Após realizar os lançamentos faltantes no controle interno e sanar as divergências, o saldo final do extrato bancário e do controle interno devem estar iguais, possibilitando que a conciliação bancária do período avaliado seja finalizada.
5º passo – Envio para a Contabilidade
Após a realização da conciliação bancária anexe os documentos por data de ocorrência (do dia 01 ao dia 30 ou 31), guarde em uma “pasta arquivo” e entregue para a contabilidade no final do mês (pode ser entregue à contabilidade de forma eletrônica, no caso de uso de sistema integrado). Os documentos a serem guardados por dia são:
- Os comprovantes de pagamento e boletos grampeados (um comprovante com seu boleto);
- Extrato do banco referente aos recebimentos;
- O extrato bancário geral;
- Conciliação do dia (controle interno da empresa com as marcações que indicam a conciliação realizada).
| Sistema Integrado | Utilizando um software integrado de gestão (ERP), relacionando as informações com outros processos (compras x pagamentos, vendas x recebimentos, transferências etc.) para gerar relatórios de movimentações financeiras, que serão confrontados com o extrato bancário ou conciliados de forma automatizada, caso o sistema também estiver interligado com o banco. Recomendado para empresas que possuem grandes quantidades de movimentações financeiras diárias. |
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| Eletrônico Manual | Utilizando um programa simples ou planilhas eletrônicas, não relacionando as informações com outros processos, que contenha lançamentos manuais de cada movimentação ocorrida para posterior confrontação com o extrato bancário. Recomendado para empresas com um volume moderado de movimentações financeiras. Esse método está sujeito a erros de registro das informações em função da não integridade. |
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| Manual | Fazendo registros simples, onde todas as movimentações financeiras são lançadas em papel ou até mesmo sem a utilização de qualquer registro formal, conciliando de acordo com o que se tem lembrança. Recomendado apenas para empresas que possuem poucas movimentações. Método sujeito a esquecimento e erros. |
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Fonte : www.mahagestao.com.br
