As atividades do setor de cobrança devem ser estruturadas de acordo com o tamanho e a necessidade da empresa.

Para a maioria dos pequenos negócios, basta designar e treinar um colaborador para ser o responsável pela execução e pelo controle do trabalho de cobrança.

Enquanto nas empresas de maior porte ou com alto índice de inadimplência, é recomendada a estruturação completa de um setor de cobrança.

Distribuição das atividades e tarefas entre os colaboradores:

Responsável pelo serviço de cobrança

Cabe a esse colaborador desenvolver as seguintes atividades:

• Efetuar contato preliminar com os clientes inadimplentes;
• Registrar os contatos para efeito de acompanhamento (data, solicitação, resposta do cliente, negociação feita, novos prazos de recebimento, outras observações importantes);
• Elaborar e remeter correspondências aos clientes;
• Registrar as recuperações de crédito por meio do trabalho de cobrança;
• Orientar a atuação do cobrador (interno ou externo), com base nas diretrizes da empresa;
• Registrar os clientes inadimplentes nos Órgãos de Proteção ao Crédito;
• Providenciar as ações extrajudiciais e judiciais de cobrança.

Para executar as tarefas operacionais, se pode designar um Auxiliar de Cobrança.

Cobrador

Responsável pelo contato direto com o cliente, seja por telefone, seja em visita, cujo trabalho deve ser monitorado e acompanhado. Para isso, é importante manter registro de todos os contatos feitos, das renegociações e dos resultados alcançados pelo cobrador.

Fique de olho

O trabalho de cobrança deve ser realizado de forma firme e cortês. Na hora de cobrar, deve prevalecer o respeito ao cliente. Aspectos como assertividade, flexibilidade e observância das normas da empresa e da legislação vigente sobre o assunto são fundamentais para o sucesso desse trabalho.

Para a maioria dos pequenos negócios, basta designar e treinar um colaborador para ser o responsável pela execução e pelo controle do trabalho de cobrança.

Enquanto nas empresas de maior porte ou com alto índice de inadimplência, é recomendada a estruturação completa de um setor de cobrança.

Organização do setor de cobrança

Fonte: Sebrae Nacional

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