As atividades do setor de cobrança devem ser estruturadas de acordo com o tamanho e a necessidade da empresa.
As atividades do setor de cobrança devem ser estruturadas de acordo com o tamanho e a necessidade da empresa.Para a maioria dos pequenos negócios, basta designar e treinar um colaborador para ser o responsável pela execução e pelo controle do trabalho de cobrança.
Enquanto nas empresas de maior porte ou com alto índice de inadimplência, é recomendada a estruturação completa de um setor de cobrança.
Distribuição das atividades e tarefas entre os colaboradores:
Responsável pelo serviço de cobrança
Cabe a esse colaborador desenvolver as seguintes atividades:
- Efetuar contato preliminar com os clientes inadimplentes;
- Registrar os contatos para efeito de acompanhamento (data, solicitação, resposta do cliente, negociação feita, novos prazos de recebimento, outras observações importantes);
- Elaborar e remeter correspondências aos clientes;
- Registrar as recuperações de crédito por meio do trabalho de cobrança;
- Orientar a atuação do cobrador (interno ou externo), com base nas diretrizes da empresa;
- Registrar os clientes inadimplentes nos Órgãos de Proteção ao Crédito;
- Providenciar as ações extrajudiciais e judiciais de cobrança.
Para executar as tarefas operacionais, se pode designar um Auxiliar de Cobrança.
Cobrador
Responsável pelo contato direto com o cliente, seja por telefone, seja em visita, cujo trabalho deve ser monitorado e acompanhado. Para isso, é importante manter registro de todos os contatos feitos, das renegociações e dos resultados alcançados pelo cobrador.
Fique de olho
O trabalho de cobrança deve ser realizado de forma firme e cortês. Na hora de cobrar, deve prevalecer o respeito ao cliente. Aspectos como assertividade, flexibilidade e observância das normas da empresa e da legislação vigente sobre o assunto são fundamentais para o sucesso desse trabalho.
Para a maioria dos pequenos negócios, basta designar e treinar um colaborador para ser o responsável pela execução e pelo controle do trabalho de cobrança.
Enquanto nas empresas de maior porte ou com alto índice de inadimplência, é recomendada a estruturação completa de um setor de cobrança.
Organização do setor de cobrança
Fonte: Sebrae Nacional
