Conciliação bancária na empresa

Existem diversas formas disponíveis para controlar o financeiro de uma instituição.

Uma destas formas é através da Conciliação bancária, que é a conferência das contas bancárias da empresa com o controle interno mantido sobre o fluxo de caixa. O controle financeiro por conciliação bancária é muito importante para garantir que o saldo disponível poderá ser considerado para a tomada de decisões que envolvem o fluxo de caixa da empresa.

A conciliação consiste na comparação do saldo de uma conta bancária de movimento com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise, em determinada data. Ela verifica se o saldo bancário do controle interno do fluxo de caixa, os lançamentos e suas datas estão iguais ao extrato do banco. Normalmente ela é realizada no começo do dia, observando a conciliação até o dia anterior, de forma que o saldo final do dia anterior no extrato bancário será o mesmo saldo inicial do controle financeiro interno da empresa.

Veja abaixo alguns pontos que poderão ajudá-lo a manter uma boa conciliação bancária:

Lançar as movimentações diariamente: o controle financeiro interno da empresa precisa ser controlado diariamente, com todas as movimentações de entradas e saídas financeiras, informando qual a conta bancária envolvida.
Verificar saldo no extrato bancário: conferência do saldo inicial e final do controle interno com os saldos do extrato bancário.
Conferir detalhes dos lançamentos: verificar se todos os lançamentos do extrato bancário estão sendo feitos na data correta e com os valores corretos no controle financeiro da empresa.
Corrigir diferenças nos lançamentos, se houver: verificar divergências de valores ou falta de informações, e corrigir as diferenças no controle interno, para que todos os lançamentos estejam refletidos e o saldo esteja idêntico.

Confira o passo a passo para fazer a conciliação bancária:

1º passo – Controle interno

Você precisa ter na sua empresa um controle que considere todas as movimentações de entradas e saídas financeiras. Neste controle, é necessário que se informe as contas bancárias onde houve o recebimento ou pagamento da movimentação financeira.

Esse controle é essencial para realizar a comparação com o extrato bancário.

2º passo – Verificação de saldos

Com o extrato bancário do mesmo período avaliado no controle interno em mãos, verifique se o saldo final do controle interno, referente à última conciliação é igual ao saldo inicial apresentado no extrato.

1 – Saldo final do controle interno.
2 – Saldo inicial do extrato bancário.

3º passo – Conferência de lançamentos

Verifique se cada lançamento presente no extrato bancário foi considerado no controle financeiro interno da empresa, certificando-se de que os valores e as datas estejam iguais.

A conferência de lançamentos permite identificar divergências de valores ou lançamentos não registrados no controle interno.

4º passo – Corrigir diferenças nos lançamentos

Ao verificar valores incorretos ou inexistentes, o próximo passo é entender o porquê dessa situação, se o erro está no controle interno da empresa ou no banco e o que deve ser feito para corrigir essas divergências. Vale lembrar que não se deve somente fazer ajustes para igualar os saldos, mas também localizar a origem destas divergências e corrigi-las, mantendo assim os registros em conformidade com as operações.

Situação	Solução
Lançamentos incorretos no controle interno	Procurar o documento arquivado que comprova a referida movimentação e corrigir o lançamento no controle financeiro interno, igualando-os ao extrato bancário. Atenção para situações onde tenha juros ou multa na baixa do título.
Créditos/débitos indevidos por parte do banco	Comprovada a evidência, procurar a gerência para estorno do valor.
Cheques emitidos ainda não compensados e transferências não processadas	Prosseguir a conciliação mantendo esse lançamento pendente no controle interno até que seja comprovada sua compensação.
Débitos de impostos ou tarifas bancárias e rendimentos de aplicações financeiras	Ao identificá-los, verificar sua legitimidade e proceder seus registros no controle interno da empresa, permitindo assim a conciliação.
Depósitos não identificados	Como não se pode conciliar um crédito de origem desconhecida, o correto é separar esses valores dos demais, transferindo-os para uma nova conta bancária ou registrando-os numa planilha de conciliação de saldos não identificados. Em seguida, fecha-se a conciliação somando os valores não identificados (nova conta/planilha) ao saldo do controle da empresa, igualando ao saldo do extrato bancário. Identificado o depósito, em data posterior, efetua-se o registro no controle da empresa, resgatando o referido valor.

Após realizar os lançamentos faltantes no controle interno e sanar as divergências, o saldo final do extrato bancário e do controle interno devem estar iguais, possibilitando que a conciliação bancária do período avaliado seja finalizada.

5º passo – Envio para a Contabilidade

Após a realização da conciliação bancária anexe os documentos por data de ocorrência (do dia 01 ao dia 30 ou 31), guarde em uma “pasta arquivo” e entregue para a contabilidade no final do mês (pode ser entregue à contabilidade de forma eletrônica, no caso de uso de sistema integrado). Os documentos a serem guardados por dia são:

Os comprovantes de pagamento e boletos grampeados (um comprovante com seu boleto);
Extrato do banco referente aos recebimentos;
O extrato bancário geral;
Conciliação do dia (controle interno da empresa com as marcações que indicam a conciliação realizada).

Sistema Integrado

Utilizando um software integrado de gestão (ERP), relacionando as informações com outros processos (compras x pagamentos, vendas x recebimentos, transferências etc.) para gerar relatórios de movimentações financeiras, que serão confrontados com o extrato bancário ou conciliados de forma automatizada, caso o sistema também estiver interligado com o banco. Recomendado para empresas que possuem grandes quantidades de movimentações financeiras diárias.

Eletrônico Manual

Utilizando um programa simples ou planilhas eletrônicas, não relacionando as informações com outros processos, que contenha lançamentos manuais de cada movimentação ocorrida para posterior confrontação com o extrato bancário. Recomendado para empresas com um volume moderado de movimentações financeiras. Esse método está sujeito a erros de registro das informações em função da não integridade.

Manual	Fazendo registros simples, onde todas as movimentações financeiras são lançadas em papel ou até mesmo sem a utilização de qualquer registro formal, conciliando de acordo com o que se tem lembrança. Recomendado apenas para empresas que possuem poucas movimentações. Método sujeito a esquecimento e erros.

Fonte : www.mahagestao.com.br