A cobrança de clientes inadimplentes deve ser feita com agilidade e de acordo com as políticas estabelecidas pela empresa. Veja abaixo como prosseguir:
1. Tenha as informações de cobrança em mãos
Para a cobrança, é necessário ter em mãos algumas informações como valor do título vencido, juros, multas e outras taxas, quantidade de dias de atraso e valor do título com a soma dos acréscimos.
Também é bom conseguir visualizar facilmente o histórico do cliente com a empresa, pois isso terá um grande peso no momento da negociação da dívida.
2. Contate o cliente para realizar a cobrança
Assim que detectada a dívida e, em posse das devidas informações de cobrança, é necessário fazer contato com o cliente para cobrar. Quanto mais o tempo passa sem que a cobrança seja feita, maior a chance do cliente esquecer e não pagar.
Dependendo da política da empresa, a cobrança passa a ser feita pelo jurídico, o que pode abalar a relação com o cliente e o desgaste será muito maior. No contato com o cliente, primeiro procure investigar o motivo do atraso.
Com base nisso, verifique qual estratégia pode ser adotada para negociar o pagamento (parcelamento, interrupção de serviços e outras) e para evitar que a inadimplência ocorra novamente (mudança da data de vencimento, confirmação de endereço de e-mail etc.).
Por exemplo, pode acontecer do cliente não ter recebido o título por algum problema do seu sistema de gestão que não enviou a cobrança automaticamente naquele mês ou porque o e-mail do cliente está incorreto.
Pode ser também, que uma simples mudança de data de vencimento resolva a situação do cliente devido ao seu fluxo de caixa. Depois de identificar o motivo do atraso, é negociada uma nova data para pagamento, ajustando os acréscimos conforme as regras da empresa.
Podem acontecer exceções, nas quais não são acrescidos todos os juros, multas e taxas devidas, vai depender da negociação com o cliente, peso do cliente no faturamento do negócio, se o atraso é reincidente ou não, dentre outros fatores.
COBRANÇA DE CLIENTES INADIMPLENTES
É essencial que, no momento de contato com o cliente, você seja transparente e deixe claro quais serão os próximos passos de cobrança. Muitas empresas trabalham com a interrupção parcial ou total dos serviços, por exemplo.
Reforçar com ele os procedimentos que a empresa vai tomar com a continuidade da inadimplência pode ser um grande incentivo para a quitação da dívida conforme acordado.
3. Registro das cobranças
É muito importante manter o registro das cobranças efetuadas: valores negociados, motivo do atraso, data acordada para o pagamento, nome e cargo da pessoa com quem falou.
4. Acompanhamento dos recebimentos
Agora que o cliente já está ciente da nova data de pagamento, é importante acompanhar os recebimentos para verificar se ele realmente seguiu o que foi negociado e pagou. Caso não tenha pagado, rapidamente a empresa deve fazer nova cobrança.
Dependendo da política adotada, o próximo passo é enviar avisos informando que o título será protestado caso o pagamento não ocorra em X dias. Ou ainda a empresa já protesta o título e a cobrança passa a ser pelo jurídico.
5. Cálculo do Índice Médio de Inadimplência
O cálculo do índice médio de inadimplência é um importante indicador da saúde financeira do negócio.
Ele é considerado na projeção do fluxo de caixa para uma previsão mais real das contas a receber. Se o índice do seu negócio estiver muito alto (comparado ao mercado em que atua) é necessário, em primeira instância, uma revisão da política de cobrança. Veja a fórmula abaixo:
Índice de Inadimplência = Total das vendas realizadas e não recebidas no período x 100
Total das vendas realizadas no período
Dicas
Lembre seu cliente de pagar! Muitos clientes simplesmente esquecem de pagar. Talvez um e-mail enviado um dia antes do vencimento do título pode ser suficiente para lembrá-los.
Não fique receoso em cobrar! É direito da sua empresa receber pelo produto vendido ou serviço prestado. É claro que a cobrança deve ser feita com educação e empatia, porém você deve ser direto. Se o cliente se irritar com a cobrança, investigue melhor seu histórico com a empresa (se utiliza bem seus produtos, se tem recompra, se é educado com seus atendentes etc.). Talvez você vai descobrir que não é interessante mantê-lo.
Não deixe acumular mais de um título em atraso por cliente. É muito mais fácil cobrar um título do que dois ou mais. Quanto maior o valor, mais difícil de conseguir o crédito no curto prazo. • Alguns pontos para ajudar no contato de cobrança:
> Procure falar sempre com a pessoa responsável, não deixe recados.
> Seja cordial e não intimide o cliente, pois, muitas vezes não existia a intenção de atrasar o pagamento.
> Caso o cliente diga que vai pagar, mas não informar uma data concreta, sugira uma data para pagamento. Tente não finalizar o contato antes de uma posição sólida por parte dele.
Normalmente, as empresas que mais conseguem reaver os valores pendentes são aquelas que possuem uma política de cobrança bem definida, portanto, crie a sua! Lembrando que não existe padrão para isso, podendo variar de acordo com o segmento da empresa, tipo de cliente, valores médios das dívidas, dentre outros.
Dessa forma, é importante que as empresas realizem as cobranças de forma eficiente. Os riscos de não realizar essa prática são numerosos e podem levar a organização até mesmo à falência.
Exemplo
Marco Antônio trabalha no setor financeiro de uma pequena indústria. Como a equipe é enxuta, a cobrança acabava sendo negligenciada. Percebendo que a situação financeira da empresa não estava muito legal, Marco Antônio resolveu adotar algumas melhores práticas no setor.
A primeira coisa que ele fez foi calcular o índice médio de inadimplência do negócio. Para isso, identificou os títulos pendentes para recebimento que não foram pagos nos últimos 90 dias (R$ 50.000) e dividiu pela soma das vendas recebidas nos últimos 90 dias (R$ 300.000), encontrando o índice de 16,6%, muito alto comparado com o mercado em que atua.
Com o objetivo de diminuir esse índice, Marco Antônio criou uma política de cobrança para a empresa e treinou toda sua equipe para segui-la. A política criada foi a seguinte:
Envio de e-mail aos clientes lembrando o vencimento do título um dia antes.
Passados 2 dias úteis após o vencimento, não identificado o pagamento do título, um membro da equipe financeira liga para o cliente para identificar o motivo do atraso e negociar nova data de pagamento contando juros e multas por cada dia de atraso. As exceções seriam tratadas diretamente com o Marco Antônio.
Se mesmo assim o cliente não pagar, a equipe financeira liga novamente para negociar, porém dessa vez informa decorrências do não pagamento: notificação, protesto do título e cobrança pelo jurídico com acréscimo de honorários.
Se ainda o cliente não pagar, envia notificação, protesta o título e repassa a cobrança para o jurídico da empresa.
Ao acontecer do cliente continuar inadimplente, a empresa pode optar por entrar com uma ação judicial para recuperação de crédito.
Porém, dependendo do valor da dívida, pode ser melhor tentar um acordo para recuperar uma parte de forma mais rápida e menos desgastante. Marco Antônio criou um relatório no sistema de gestão utilizado pela empresa para conseguir acompanhar os clientes inadimplentes com informações de valores, dias em atraso, juros, multas etc.
COBRANÇA DE CLIENTES INADIMPLENTES – Com a política de cobrança definida e disseminada para a equipe e com as informações de controle em mãos, foi possível dar andamento às ações de cobrança. Após o período de 6 meses, Marco Antônio e sua equipe conseguiu reduzir a inadimplência do negócio para 6%.
COBRANÇA DE CLIENTES INADIMPLENTES
Fontes
Maha Gestão
